Portretul angajatului român: surmenat, stresat şi dezorganizat

SONDAJ

De ce pierd angajaţii timpul la birou, în loc să se dedice jobului pentru care sunt plătiţi?

Nu sunt satisfăcuţi de munca pe care o fac Consideră că nu sunt plătiţi în mod suficient Nu ţin o agendă în care să organizeze sarcinile Nu lucrează cu deadline-uri Se lasă distraţi de prieteni, colegi sau de Internet Se lungesc în pauza de masă şi în cele de ţigară

Rezultate

MULTIMEDIA

VIDEO evz.roVezi mai multe

Cum îşi petrec românii timpul la birou?

Cazul a fost inclus de IRES în studiul "Munca şi românii", realizat la numai o săptămână de la incident. Dintre cele 2.089 de persoane chestionate atunci, 81% au răspuns că au auzit despre povestea femeii. Din acest procentaj, majoritatea (59%) a considerat că firma la care era angajată Carmen poate fi considerată vinovată de decesul său. Alţi 23% dintre participanţii la sondaj au considerat că firma nu este responsabilă.

Aceeaşi analiză menţionată anterior arată că foarte puţini angajaţi petrec la birou fix opt ore. Majoritatea s-a obişnuit cu orele suplimentare (66%). Astfel, se ajunge la un program zilnic de 8-9 ore (pentru 60% dintre cei chestionaţi), iar un segment apreciabil depăşeşte şi această barieră şi se îndreaptă spre pragul de 12 ore (23%).

Decesul influenţat de suprasolicitarea la birou este exemplul extrem al efectului pe care îl are lipsa unei organizări a activităţilor. Efecte negative, sub forme variate, se resimt însă asupra majorităţii angajaţilor: oboseală, stres, extenuare, lipsa timpului liber, acumulare de frustrări, insatisfacţie profesională.

Responsabil pentru această situaţie este, în majoritatea cazurilor, modul de organizare a timpului.

Pentru a veni în sprijinul angajaţilor români, ASERBANA GROUP îl aduce în România pe Owen Fitzpatrick, trainer internaţional. Fitzpatrick a lucrat cu milionari şi atleţi olimpici, manageri, avocaţi şi angajaţi din domenii dintre cele mai diverse, pentru a-i ajuta să ţină timpul sub control. A ţinut seminarii în Irlanda, Anglia, Austria, Lituania, Italia, Spania, Pakistan, Mexic, Ecuador, Japonia, Statele Unite. Pe 20 mai, Owen Fitzpatrick vine la Bucureşti pentru a dezvălui românilor secrete, sfaturi şi reguli prin care să aducă un bonus considerabil în calitatea vieţii profesionale şi personale.

PENTRU ÎNSCRIERE LA SEMINARUL LUI OWEN FITZPATRICK, DESPRE MANAGEMENTUL TIMPULUI, COMPLETAŢI FORMULARUL AICI

"Angajatul român face totul pe ultima sută de metri şi e motivat de stres"

Mădălina Dănilă, Manager Executiv la J’Info Training, companie specializată pe dezvoltarea de cursuri şi programe de dezvoltare a competenţelor individuale şi profesionale, consideră, din experienţa trainingurilor organizate pentru angajaţi români, că aceştia obişnuiesc să se lase motivaţi de stres şi să definitiveze proiecte chiar înainte de expirarea termenului limită.

EVZ: Care e profilul angajatului român atunci când vine vorba despre organizarea timpului la birou?
Mădălina Dănilă: În cursurile organizate până acum, am observat că cele mai frecvente probleme sunt legate de modul în care sunt stabilite şi atinse obiectivele. Angajatul român are tendinţa de a face totul pe ultima sută de metri şi este motivat de stres. O altă piedică este legată de obiective. Unii nu ştiu să lucreze cu obiective, să aibă sarcini de lucru clare, pe care să le respecte, iar dintre cei care şi le stabilesc, au dificultăţi în alegerea ordinii în care să se apuce de ele. Vina pentru această situaţie poate aparţine şefilor şi angajaţilor, în funcţie de situaţie.

Cum evităm capcana urgenţelor false? Zilnic, la birou, pe lângă activităţile stabilite în agendă apar şi lucruri neprevăzute. Cum facem diferenţa între urgent şi important, astfel încât să nu ne afecteze planningul?
Da, angajaţii au tendinţa de a se lasă în voia celorlalţi. Adică prioritizează mult urgenţele. Astfel, dacă vine cineva la birou şi le cere ceva, ori dacă sunt sunaţi, amână activitatea pe care o desfăşurau şi se ocupă de acel lucru nou, chiar dacă activitatea lor era mai importantă.

Ideea este că lipseşte un sens în modul de lucru. Fiecare trebuie să îşi cunoască obiectivele foarte bine, de la început. Ce au ei de făcut în ziua, ori în săptămâna respectivă. De aceea, atunci când au fost setate obiectivele pe ziua respectivă, lucrul nou care intervine şi reprezintă o urgenţă este, de fapt, urgenţa celorlalţi. Adică, dacă primesc un mail de la cineva, nu e urgenţa mea, ci este urgenţa altuia. Asta trebuie să înţelegem. Că tot ceea ce vine pe parcursul zilei de lucru nu înseamnă că fac parte neaparat din obiectivele noastre. Dar, bine-nţeles, sunt câteva excepţii. Sunt situaţii în care, într-adevăr, trebuie să lăsăm totul deoparte pentru a ne ocupa de urgenţa respectivă. Ceea ce este important de reţinut, faptul că obiectivele impuse de noi trebuie să domine ca prioritate. De aceea, recomand tuturor ca înainte să-şi deschidă calculatorul şi să-şi verifice e-mailul să-şi seteze obiectivele pe ziua respectivă. Ulterior, tot ce apare se referă, de fapt, la nevoia altcuiva.

Cât este de important ca obiectivele să fie scrise într-o agendă, fie ea tradiţională sau electronică? Suntem mai responsabili faţă de obiectivele noastre dacă le avem notate?
Agendele sunt foarte importante, pentru că permit ca acvititatea să se desfăşoare organizat. Cine are Outlook, ar fi bine să îl folosească. La fel de utilă este o agendă cu câte o zi pe foaie. Dar, acum, depinde de fiecare. Unii folosesc post-it-utile colorate şi asociază culorile cu o anumită activitate, alţii preferă modelul electronic, ori agenda tradiţională. Eu cred că odată scris se face un pas înainte. Un obiectiv avut în minte nu este acelaşi lucru cu unul scris. Când este scris înseamnă că ţi-ai asumat un altfel de angajament şi nici nu prea poţi să mai trişezi.

Care sunt cele mai frecvente forme prin care angajaţii ajung să piardă timpul la birou?
În afară de reţelele de socializare? Se pierde mult timp pe calculator, pe e-mailul personal. De aceea, am observat că multe firme au interzis accesul pe Yahoo, Facebook şi pe alte reţelele de socializare. Se mai pierde timp atunci când se caută informaţie pe Internet, ca documentare pentru un proiect nou. Atunci când cauţi informaţie dai peste tot felul de site-uri şi astfel trec 2-3 ore, la finalul cărora îţi dai seama că ai pierdut şi timp şi nici nu ai făcut ceea ce ţi-ai propus.

Apoi mai este şi pauza de ţigară. Dacă fumezi un pachet pe zi, calculând o ţigară a câte 5 minute, observăm că se pierde cel puţin o oră din timpul de lucru. La fel şi discuţiile informale cu alţi colegi, ne pot distrage.

Care este timpul optim indicat pentru desfăşurarea şedinţelor, astfel încât să se obţină rezultate, dar fără să reţină prea mult din timpul angajaţilor?
Depinde şi de amploarea subiectelor. De obicei, eu limitez şedinţele la o oră, timp în care să pot rezolva lucrurile propuse. Dar trebuie să îndeplineşti anumite condiţii:

• Să ai o ordine de zi, pe care o transmiţi dinainte tuturor participanţilor la şedinţă, astfel încât fiecare să-şi pregătească ce are de spus: rezultate de raportat, probleme, sugestii.
  
  
• Să se ţină foarte mult de acest mod de organizare. Să fie desemnată o persoană care ţine timpul în şedinţă, dar să nu fie vorbitorul principal (pot face cu rândul). Să ţină un cronometru şi să nu depăşească timpul de intervenţie. Dacă s-a stabilită că fiecare vorbeşte 10 minute, se respectă acest lucru. Iar o oră este suficientă atât pentru o şedinţă cu zece persoane, cât şi pentru una cu trei. Dacă se depăşeşte o oră, o ora şi jumătate ar fi limita maximă. Dacă se depăşeşte o oră şi jumătate, atunci şedinţa ar trebui să se spargă. Să se facă două şedinţe, la interval de câteva zile.

Care sunt sfaturile dumneavoastră, ca specialist în formare profesională şi personală, pentru o mai bună organizare a timpului?

• În primul rând, fiecare să-şi stabilească sarcinile. Dacă nu este un angajat atât de autonom, încât să-şi stabilească singur ce are de făcut, să ceară ajutorul şefului. Şi, o dată pe săptămână, să aibă nişte obiective setate. Să-şi planifice 80% din timp, nu 100%.
  
  
• Dacă lucrează 8 ore, să-şi planifice 6 ore efective de lucru. Pentru că întotdeauna apar elemente neprevăzute. De aceea, este indicat să avem rezerva de 20% din timpul de lucru, pentru a nu ne da peste cap planificarea.
  
  
• Dacă organizează şedinţe de lucru, să trimită ordinea de zi dinainte, pentru a nu fi haos, pentru a evita trei ore de stat de vorbă, fără să se întâmple ceva concret.
  
  
• Să lucreze cu un instrument de planificare: agendă, telefon cu agendă electronică, outlook, acum ce preferă fiecare.
  
  
• Să-şi cunoască foarte bine taskurile şi să facă ce trebuie la birou, pentru că, uneori, facem mai mult ce ne place nouă. "Azi nu am chef de ceva, citesc articole pe net"

CE SPUNE MANAGERUL ROMÂN DESPRE TIME MANAGEMENT

Geanina Cucu este Executive Manager la Chilli Ideas, o companie de vânzări, din portofoliul căreia fac parte companii precum Raiffeisen Bank, AXN, HBO, Biofarm, Farmexim, Carpatiar, Tarom, Velpitar sau Walmark. Geanina Cucu a evidenţiat pentru EVZ câteva dintre erorile pe care le-a observat, de-a lungul timpului, la angajaţi, atunci când vine vorba despre organizarea timpului de lucru.

EVZ: Eşti manager la o companie care lucrează în domeniul vânzărilor. Timpul este esenţial, angajatul este antrenat într-o activitate care cere flexibilitate şi multă organizare. Ce ne poţi spune despre erorile de time management pe care le-ai observat?
Geanina Cucu: Cred că cea mai frecventă greşeală a angajaţilor este aceea că nu ştiu să prioritizeze sarcinile. Am observat că nu au obiceiul de a-şi nota şi merg pe ideea că le pot ţine minte. Dar, pentru că este o activitate dinamică, unde contactul cu clientul este punctul central, apar multe situaţii în care angajatul este distras de telefoane şi e-mail-uri, de care poate depinde un contract important. Astfel, dacă nu îşi notează, uită să facă anumite lucruri în timpul menţionat.

O altă caracteristică pe care am observat-o este aceea că se precipită şi îşi iau asupra lor mai multe responsabilităţi simultane. Şi, pentru că nu ştiu să şi le prioritizeze, apar, din nou, probleme. Este esenţial, în această activitate, ca în oricare alta, să existe o organizare şi să se lase loc neprevăzutului, lucrurilor care nu sunt dimineaţă în agenda de lucru, dar care pot interveni pe parcursul zilei.

Ţi s-a întâmplat să depăşeşti un deadline? Ce ar trebui să înveţe angajaţii tăi din această experienţă?
Da, la începutul carierei mele profesionale, înainte să deprind experienţă, mi s-a întâmplat să nu reuşesc să respect deadline-uri. Iar factorul principal a fost oboseala. Când se acumulează nopţi nedormite, la un moment dat ajungi ca un roboţel. Deciziile se iau mai greu, apare stresul, agitaţia. Apoi, dacă priveşti retrospectiv, observi că dacă ai fi fost odihnit ai fi îndeplinit sarcinile mai bine şi într-un timp mai scurt. Acum nu mai fac greşeala să mă culc la ora 00.00. Pe fond de oboseală, pierderile sunt mai mari. Şi, recunosc, am avut, la început, dificultăţi în a spune "nu" faţă de anumite persoane, ori sarcini secundare, şi în prioritizarea obiectivelor, aşa cum ar fi trebuit.

Ca manager, cum ai învăţat să-ţi organizezi agenda?
Eu am învăţat în timp, pe măsura aglomerării. Am învăţat să fac un sistem, iniţial de notare pe agendă. Apoi am apelat la Outlook. Obişnuiesc să bifez ce am rezolvat, astfel încât să am şi o perspectivă vizuală a faptului că mi-am atins anumite obiective, pentru satisfacţia personală. Sunt conştientă că modul în care îmi organizez activitatea are efecte negative nu doar asupra mea, ci asupra întregii companii, de care sunt responsabilă.

Un alt lucru eşenţial este că prioritizez sarcinile de lucru. Îmi aloc timp pentru lucruri neprevăzute şi am mereu grijă ca din echipa mea să facă parte oameni de calitate, în care să pot avea încredere pentru a putea delega sarcini.


Ce spun angajaţii despre modul în care îşi consumă timpul la birou?